身分證影本加註防冒用，用電子簽名或拍照傳送安全嗎？

壹、案件摘要

當事人欲提供身分證影本予公司，並詢問：

1. 身分證影本加註防止冒用之效力
2. 加註內容及方式之適法性
3. 電子方式加註之合法性
4. 照片與影印本之風險比較

貳、法律分析

一、加註之法律效力

依個人資料保護法相關規定，加註應可降低個人資料遭不當使用之風險，但無法完全防止冒用。加註主要功能在於：

1. 明確限定資料使用目的
2. 提供日後舉證依據
3. 強化個資保護之法律效力

二、加註方式及內容之適法性

依個人資料保護法第15條規定，業者應建立管理機制以控管個人資料之使用。建議加註內容應包含：

1. 收受單位名稱
2. 使用目的限制
3. 使用期限
4. 個人簽名及日期
5. 限制性用途聲明

三、電子加註之效力評估

電子加註方式應考量：

1. 資料安全性要求
2. 電子簽章之有效性
3. 舉證需求之可行性

四、照片與影印本風險分析

依個人資料保護法第16條規定，應採取資訊安全措施，包含：

1. 使用者身分確認機制
2. 個人資料之保護措施
3. 資料傳輸之安全機制

參、處理建議

1. 建議採用實體影印本而非照片

2. 加註內容應包含：

   • 收受單位完整名稱
   • 具體使用目的
   • 使用期限
   • 親筆簽名及日期

3. 安全措施：

   • 建立書面提供紀錄
   • 要求簽訂個資保護約定
   • 定期追蹤使用情況

肆、結論

1. 關於身分證影本之提供，建議採用書面影印本並親筆加註方式，以確保個人資料保護。

2. 考量電子方式可能涉及資訊安全風險，建議採用傳統紙本方式進行加註。

3. 建議與收受單位簽訂個資保護約定，明確約定使用範圍及保護措施。

本意見書僅供參考，實際處理仍應視具體情況調整，並諮詢合格律師。

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