保險業務個資保護安全措施爭議

涉及個資法: 1.業務人員在辦公室桌面放置客戶(保戶)資料(詳細附件)為辦理保險業務或服務使用而未攜帶遮蓋時,是否可視為已採行個人資料保護法第27條第1項之適當的安全措施,防止個人資料被失竊、竄改、損毀、遺失或遺失? 2.另若於業務人員辦公室處所設定門禁限制以非本公司業務(行政)同仁出入時,是否可視為公司與同仁已採取適當之安全措施,防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或遺失?

AI 答覆

壹、案件摘要

本案涉及保險業務人員在辦公室處理客戶個人資料的安全維護措施問題:

  1. 辦公桌面放置未遮蓋之客戶資料是否符合個資法安全措施要求
  2. 單純設置門禁管制是否構成適當安全措施

貳、法律分析

一、個人資料安全維護之法律要求

依交通部指定觀光產業類非公務機關個人資料檔案安全維護計畫及處理辦法第5條規定,非公務機關應視其組織規模、特性等因素,採取適當安全維護管理措施,包含:

  1. 設備安全管理
  2. 資料安全管理
  3. 人員管理措施
  4. 個人資料安全維護稽核機制等

二、本案具體分析

  1. 關於未遮蓋之客戶資料:
  • 依保稅倉庫及物流中心個人資料檔案安全維護管理辦法第17條規定,應採取適當加密機制及防範措施,以免洩漏個人資料
  • 單純將資料放置於桌面未予遮蓋,應不符合適當安全措施之要求
  1. 關於門禁管制:
  • 依交通部指定氣象產業類非公務機關個人資料檔案安全維護計畫及處理辦法第4條規定,安全維護措施應包含完整的管理機制
  • 僅設置門禁管制,未能完全滿足法規要求之安全維護標準

參、處理建議

  1. 強化文件管理措施:
  • 建立個人資料分級制度
  • 採用資料夾或遮蓋方式保護紙本資料
  • 規劃專門文件存放區域
  1. 完善安全管理機制:
  • 建立使用者身分確認機制
  • 實施個人資料存取控制
  • 定期進行安全稽核
  • 留存使用紀錄與軌跡資料
  1. 加強人員管理:
  • 實施教育訓練
  • 建立內部管理程序
  • 定期檢討改善措施

肆、結論

考量本案涉及個人資料保護法之安全維護義務,建議:

  1. 單純將資料放置於桌面且未遮蓋之作法應予改善
  2. 門禁管制僅為基本安全措施之一環,應配合其他完整之安全維護措施
  3. 建立全面性的個資保護管理制度,確實執行各項安全維護措施

本意見書僅供參考,實際處理仍應視具體情況調整,並諮詢合格律師。

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