公司能查員工信用卡刷卡紀錄嗎？這樣會違反隱私權嗎？

壹、案件摘要

本案涉及員工在自己任職的公司櫃位使用個人信用卡消費之爭議。公司明文禁止員工在自己櫃位刷自己的信用卡，當事人詢問公司是否有權查閱員工個人信用卡刷卡紀錄以確認是否違反此規定。本意見書將就公司內部規範效力、查閱信用卡紀錄之法律限制，以及相關處理建議進行分析。

貳、法律分析

一、公司內部規範之效力

(1) 工作規則之合法性

依勞動基準法第70條規定：「雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質，就左列事項訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示之：……五、應遵守之紀律。……十二、其他。」公司基於營運管理需要，得訂定工作規則規範員工行為。

若公司禁止員工在自己櫃位刷卡之規定係為防止舞弊、利益衝突或帳務管理需要，且經合法程序制定並公告周知，該規定應具有合理性。惟依勞動基準法第71條規定：「工作規則,違反法令之強制或禁止規定或其他有關該事業適用之團體協約規定者,無效。」公司訂定之工作規則仍不得違反法令強制或禁止規定。

(2) 規範目的之正當性

公司訂定此類規範可能基於下列考量：

• 防止員工自行操作交易可能產生之弊端，如虛報業績、不當退貨或其他舞弊行為
• 維護內部控制制度之完整性，確保交易流程之獨立性
• 符合企業誠信經營原則，避免利益衝突

若規範目的正當且手段合理，該內部規定應屬有效。

二、公司查閱信用卡紀錄之法律限制

(1) 個人資料保護法之規範

依個人資料保護法第2條規定：「本法用詞,定義如下：一、個人資料：指自然人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、特徵、指紋、婚姻、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。」信用卡刷卡紀錄涉及「財務情況」及消費行為,應屬個人資料。

依個人資料保護法第19條第1項規定：「非公務機關對個人資料之蒐集或處理,除第六條第一項所規定資料外,應有特定目的,並符合下列情形之一者：一、法律明文規定。二、與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施。三、當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。四、學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要,且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。五、經當事人同意。六、為增進公共利益所必要。七、個人資料取自於一般可得之來源。但當事人對該資料之禁止處理或利用,顯有更值得保護之重大利益者,不在此限。八、對當事人權益無侵害。」

公司若欲蒐集員工個人信用卡完整刷卡紀錄,應符合上述要件之一。考量員工之消費紀錄涉及個人隱私權(憲法第22條規定：「凡人民之其他自由及權利,不妨害社會秩序公共利益者,均受憲法之保障。」),公司非信用卡發卡機構,若未經員工同意或無其他法定事由,應不得直接向銀行或信用卡公司調閱員工個人刷卡紀錄。

依個人資料保護法第20條第1項規定：「非公務機關對個人資料之利用,除第六條第一項所規定資料外,應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。但有下列情形之一者,得為特定目的外之利用：一、法律明文規定。二、為增進公共利益所必要。三、為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險。四、為防止他人權益之重大危害。五、公務機關或學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要,且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。六、經當事人同意。七、有利於當事人權益。」即使公司已合法蒐集員工部分個人資料,若欲利用於查核員工是否違反內規之目的,仍應符合特定目的必要範圍或上述但書情形。

若公司意圖為自己或第三人不法之利益或損害他人之利益,而違反上述規定,依個人資料保護法第41條規定：「意圖為自己或第三人不法之利益或損害他人之利益,而違反第六條第一項、第十五條、第十六條、第十九條、第二十條第一項規定,或中央目的事業主管機關依第二十一條限制國際傳輸之命令或處分,足生損害於他人者,處五年以下有期徒刑,得併科新臺幣一百萬元以下罰金。」可能涉及刑事責任。

(2) 銀行保密義務

依銀行法第48條第2項規定：「銀行對於客戶之存款、放款或匯款等有關資料,除有下列情形之一者外,應保守秘密：一、法律另有規定。二、對同一客戶逾期債權已轉銷呆帳者,累計轉銷呆帳金額超過新臺幣五千萬元,或貸放後半年內發生逾期累計轉銷呆帳金額達新臺幣三千萬元以上,其轉銷呆帳資料。三、依第一百二十五條之二、第一百二十五條之三或第一百二十七條之一規定,經檢察官提起公訴之案件,與其有關之逾期放款或催收款資料。四、其他經主管機關規定之情形。」

銀行對客戶資料負有保密義務,除法律另有規定或符合上述例外情形外,不得洩露客戶資料。公司查核員工是否違反內規,並非上述例外情形,銀行應不得提供員工信用卡刷卡明細予公司。

(3) 公司可採取之合法查證方式

考量上述法律限制,公司若欲確認員工是否違反內規,可能採取以下合法途徑：

• 查閱公司自有之交易紀錄：公司可檢視自己收銀系統、POS機之交易紀錄,確認在特定櫃位發生之交易情形
• 比對員工經手交易：透過員工代碼、櫃位編號等內部資料,確認該員工當班時段之交易狀況
• 要求員工說明：若發現可疑交易,可要求員工提出說明,但不得強制要求員工提供個人信用卡完整刷卡紀錄
• 調閱監視器畫面：若公司有裝設監視器且符合個人資料保護法規定,可調閱營業場所之監視畫面進行查證

三、員工違反內規之法律效果

(1) 懲戒處分之合法性

若員工確實違反公司明文禁止之規定,依勞動基準法第12條第1項第4款規定：「勞工有左列情形之一者,雇主得不經預告終止契約：……四、違反勞動契約或工作規則,情節重大者。」公司得依工作規則及勞動契約進行懲戒。惟懲戒應符合比例原則,視違規情節輕重決定處分方式,不得逾越必要程度。

依勞動基準法第12條第2項規定：「雇主依前項第一款、第二款及第四款至第六款規定終止契約者,應自知悉其情形之日起,三十日內為之。」若公司欲依違反工作規則為由終止勞動契約,應於知悉後三十日內為之。

(2) 舉證責任

公司若欲對員工進行懲戒,應負舉證責任證明員工有違規事實。公司應透過合法方式取得證據,不得強迫員工提供個人信用卡刷卡紀錄,亦不得透過非法途徑取得員工個人資料作為證據。

參、處理建議

一、對公司之建議

(1) 建立合法查核機制

• 僅查閱公司內部交易系統紀錄,不得要求調閱員工個人信用卡明細
• 透過POS系統、員工代碼、交易時間等內部資料進行比對
• 必要時調閱營業場所監視器畫面,但應符合個人資料保護法規定,事前告知員工監視器設置目的及範圍

(2) 完善內部規範

• 明確訂定禁止員工在自己櫃位刷卡之規定於工作規則中
• 說明違反規定之懲戒方式及程序,確保符合比例原則
• 確保規定經合法程序制定(如僱用勞工人數在三十人以上者,應報請主管機關核備)並公告周知

(3) 建立預防機制

• 考量設定系統管控,技術性防止員工在自己櫃位刷自己的卡
• 建立交易異常警示機制,即時發現可疑交易
• 定期進行內部稽核,檢視內部控制制度執行情形

二、對員工之建議

(1) 了解並遵守公司規定

• 確認公司是否有明文規定禁止在自己櫃位刷卡,並了解違反規定之法律效果
• 遵守公司合法之工作規則,避免因違規而遭受懲戒

(2) 保護個人隱私權

• 公司若要求提供個人信用卡完整刷卡紀錄,員工有權拒絕,因該要求可能違反個人資料保護法
• 若公司透過非法途徑取得個人資料,可向個人資料保護主管機關申訴
• 必要時可尋求法律途徑救濟,主張公司侵害隱私權

(3) 配合合理調查

• 對於公司基於內部交易紀錄提出之詢問,應誠實說明
• 若確有在自己櫃位刷卡之事實,建議主動說明原因,爭取從輕處理

肆、結論

關於公司是否有權查閱員工個人信用卡刷卡紀錄一事,依個人資料保護法第19條、第20條及銀行法第48條規定,公司應不得直接查閱員工個人信用卡之完整刷卡紀錄。公司僅能透過查閱自有之交易系統紀錄、監視器畫面等合法方式,確認員工是否有違反內部規定之行為。

若公司強制要求員工提供個人信用卡刷卡明細,或透過非法途徑取得該資料,可能違反個人資料保護法,員工可主張侵害隱私權,並向主管機關申訴或循法律途徑救濟。

建議公司建立合法之查核機制,透過內部交易紀錄進行查證,並完善工作規則,明確規範員工應遵守之紀律及違反規定之法律效果。員工則應了解並遵守公司合法規定,同時注意保護個人隱私權,對於公司不當要求有權拒絕。

本意見書僅供參考,實際處理仍應視具體情況調整,並諮詢合格律師。

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